Wenn Sie ohne Verschlüsselung E-Mails versenden, kann jeder Ihre E-Mail mitlesen. Dies geschieht nicht nur durch die NSA. Freemailing Adressen wie z.B. (gmx, hotmail, etc.) lesen und analysieren täglich Ihre E-Mail um Ihnen z.B. personalisierte Werbung zukommen zu lassen! Jeder Administrator auf den Server wo Ihre E-Mails durchgeschleust bzw. zugestellt werden kann die E-Mails lesen!
Achten Sie daher auf eine sicher Kommunikation, nicht nur wegen der Datenschutzgrundverordnung die mit 25.05.2018 in Kraft tritt!
Welche Möglichkeiten gibt es?
Es gibt 2 Arten der Verschlüsselung:
- Verschlüsselung der Kommunikation/Transport
- Verschlüsselung der E-Mail
Transport der E-Mail Verschlüsseln
Ein Mindestmaß an Sicherheit sollten Sie auf jeden Fall eingestellt haben. Die Kommunikation von Ihnen zum E-Mail Server sollte nur mehr verschlüsselt passieren. Prüfen Sie, oder lassen Sie Ihre EDV Firma prüfen, ob die verwendeten Protokolle wie z.B. POP, SMTP auch die verschlüsselten Verbindungen (POPS, etc.) verwenden. Andernfalls stellen sie die Kommunikation auf eine sichere, verschlüsselte Variante um!
Sollte Ihr E-Mail Provider dies nicht ermöglichen können, bitten Sie ihm, rasch ein Update aufzuspielen. Ist er technisch nicht im Stande, raten wir Ihnen zu einem Wechsel! Dieses Mindestmaß an Sicherheit darf heute kein Thema mehr sein!
E-Mail Verschlüsselung
Die komplette E-Mail zu Verschlüssen ist die sicherste Variante. Es gibt 2 Systeme, die sich durchgesetzt haben. Leider sind diese nicht miteinander kompatibel. Das erste System ist PGP, das zweite System ist SMIME.
Alle nicht Computer-Freaks raten wir zu S/MIME. Hier benötigen Sie ein Zertifikat, welches Sie gratis z.b. bei COMDO (https://www.comodo.com/home/email-security/free-email-certificate.php) ordern können. Das Erstellen und Einrichten des Zertifikats geht in wenigen Minuten.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Ihre E-Mails ab diesem Zeitpunkt signiert werden, wenn Sie dies möchten. Der große Nachteil der Verschlüsselungstechnologie ist, dass Sie nur verschlüsselte E-Mail senden können wenn die Gegenstellen auch entsprechend ein Verschlüsselungsystem einsetzt!
Anhang Verschlüsseln
Wenn Sie nicht direkt eine verschlüsselte E-Mail verwenden möchten, aber z.B. die Daten zum Steuerberater verschlüsselt übermitteln möchten, wäre ein verschlüsselter Anhang eine Möglichkeit.
So können Sie z.B. mit dem Open-Source Tool 7-Zip(http://www.7-zip.de/), Zip Anhänge AES-256 verschlüsselt, d.h. mit einem Passwort, übertragen. Das Passwort übermitteln Sie Ihrem Steuerberater einmalig, so können Sie die Anhänge in der Kommunikation immer verschlüsselt übermitteln.
Mit dieser Methode wäre zumindest etwas mehr Schutz bei der Kommunikation mit dem Steuerberater im Spiel, diese Methode kann natürlich nicht gleichgesetzt werden mit dem Schutz einer E-Mail Verschlüsselung!
Gei Fragen stehen wir Ihnen natürlich gern mit Rat und Tat zur Seite!